文賢の以下のデータは、CSV形式で一括インポート/エクスポートできます。

  • 文章表現・・・オリジナルカテゴリのフレーズ
  • 推敲支援・・・カテゴリ/ルール
  • 校閲支援・・・カテゴリ/ルール
  • アドバイス・・・カテゴリ/アドバイス

インポート機能は、社内やメディアで既に表記ルールが決まっている場合などにご活用いただけます。
※インポートができるのはカスタム辞書の所有者のみとなっています。
※エクスポートは所有者または辞書の編集権限を付与したユーザーであれば可能です。

フレーズやルールを一括でインポート/エクスポート

インポート/エクスポートの手順は、上記4種類の場合のいずれも同じであるため、下記より「推敲支援」の場合を例に紹介していきます。

既存の推敲支援の一覧をエクスポートしてバックアップする

まずはバックアップのため、既存のデータをエクスポートします。

  1. ①「使用中の辞書」から、ダウンロードしたいデータのある辞書を選び、②「推敲支援」を選択、③ 「その他の機能」にマウスオーバーし、「推敲支援をエクスポート」をクリックします。

    画像:推敲支援のエクスポート

  2. ダウンロードしたCSVをエクセルなどで開くと、以下のようになっています。
    (各項目に関しては、インポート手順の項目で説明します)

    画像:エクスポートしたCSVファイル

ファイルのバックアップはこれで完了です。
続いて、インポート手順を紹介します。

インポート用のCSVファイルを準備する

インポート用のCSVファイルは、先ほどエクスポートしたCSVファイルをコピーして使うか、新規のCSVテンプレートをダウンロードすることも可能です。
新規のCSVテンプレートをダウンロードして使いたい場合は以下のとおりです。

新規のCSVテンプレートをダウンロードする場合

  1. 「その他の機能」にマウスオーバー→「推敲支援をインポート」→開いたウィンドウから「CSVテンプレートをダウンロード」をクリックします。
    画像:新規CSVテンプレートのダウンロード手順

  2. ダウンロードしたCSVファイルは以下のように、1行目に項目名のみが入ったファイルとなっています。
    画像:新規インポートCSVファイル

この新規のテンプレートまたはエクスポートして複製したファイルに、必要な項目を入力してインポート用のCSVファイルを作成します。

※文賢Ver.5以前(2021年6月20日以前)のCSVテンプレートは、項目数の変更があるため、ご利用いただけません。
お手数ですが、Ver.5以前のテンプレートファイルをお使いの場合は、新しいCSVテンプレートをダウンロードして作成してください。

各項目の説明

インポート項目は、「文章表現」と「推敲支援/校閲支援」、「アドバイス」で異なるため、それぞれ紹介します。

文章表現のインポート項目
  • フレーズ(200文字まで)・・・オリジナルの文章表現フレーズ
  • 補足(500文字まで)・・・フレーズに対する補足情報
  • 使用例(500文字まで)・・・文章表現の具体的な使用例 (改行を入力できます)
  • ビジネス寄り・・・「ビジネス寄り」の絞り込みで有効にする(1:指定する/0:指定しない)
  • お気に入り・・・「お気に入り」状態の指定(1:指定する/0:指定しない)
  • タグ(4つまで)・・・文賢に用意されているタグのみ設定できます。文章表現タグコピーツールを使用いただくと便利です
  • 管理メモ(200文字まで)・・・ 登録に関するメモ。文章表現の画面では表示されません
  • 有効フラグ・・・有効にする場合は1、登録はするが設定を無効にする場合は0を入れます(1:有効/0:無効)
校閲支援/推敲支援のインポート項目
  • キーワード(100文字まで)・・・校閲支援/推敲支援の画面でヒットさせたいキーワード
  • 推奨ワード(100文字まで)・・・チェックしたキーワードに対して、推奨する別のキーワード
  • 補足(500文字まで)・・・チェックしたキーワードに対し、アイコンをクリックすると補足で表示されるコメント (改行を入力できます)
  • カテゴリ(16文字まで)・・・校閲支援/推敲支援に追加する「チェック項目」 (カテゴリはそれぞれ8件まで作成可能) ※インポート時にはあらかじめカテゴリを作成しておく必要があります。
  • 管理メモ(200文字まで)・・・ 登録に関するメモに使います。校閲画面では表示されません
  • 有効フラグ・・・有効にする場合は1、登録はするが設定を無効にする場合は0を入れます(1:有効/0:無効)
アドバイスのインポート項目
  • アドバイス(200文字まで)・・・アドバイスの画面で表示したい内容
  • 補足(1,000文字まで)・・・アドバイスの補足アイコンをクリックすると表示されるコメント (改行を入力できます)
  • カテゴリ(20文字まで)・・・アドバイスのカテゴリ名(カテゴリは10件まで作成可能) ※インポート時にはあらかじめ辞書・チェック設定画面でカテゴリを作成しておく必要があります。
  • 管理メモ(200文字まで)・・・ 登録に関するメモに使います。アドバイス画面では表示されません
  • 有効フラグ・・・有効にする場合は1、登録はするが設定を無効にする場合は0を入れます(1:有効/0:無効)

上記に従い、CSVファイルの用意ができたら、インポートをおこないます。
以下より「推敲支援」の場合を例にインポート方法を紹介していきます。

推敲支援のCSVファイルをインポートする

  1. ①「使用中の辞書」から、ダウンロードしたいデータのある辞書を選び、②「推敲支援」を選択、③ 「その他の機能」にマウスオーバーし、「推敲支援をインポート」をクリックします。

    画像:推敲支援をインポート

  2. 「推敲支援をCSVでインポート」のウィンドウが開くので、「CSVを選択する」ボタンをクリックし、作成したCSVファイルを選びます。

    画像:「推敲支援をCSVでインポート」のウィンドウ

  3. CSVが読み込まれると、プレビューが表示されます。
    プレビュー内容を確認し、問題なければ「上書きする」をクリックします。

    画像:推敲支援インポートのプレビュー

    この時、読み込み先にCSVデータと同じカテゴリがない場合は以下のエラーが表示されます。
    画像:インポート時のカテゴリエラー

    こちらのヘルプ記事を参考に、インポートするCSVに記載されたものと同じカテゴリを作成してください。

  4. 最終確認のアラートが表示されるので、内容を確認し「OK」をクリックします。

    ※アラートにある通り、辞書を共有しているユーザーがいる場合は、あらかじめデータのインポートをすることを伝えておきましょう。
  5. データに問題が無く、インポートが開始されると、以下のローディング画面が表示されます。
    完了するまでは、ブラウザの終了操作はおこなわないようにしてください。

  6. インポートが無事完了すると、辞書の管理画面に戻り「辞書データを追加しました。」の文字が表示されます。

これで、CSVファイルによる一括インポートの操作は完了です。